Costos Fijos, Variables y Ocultos: Lo Que Su PyME No Está Midiendo

La mayoria de las PyMEs argentinas sabe cuánto paga de alquiler y cuánto le cuesta la mercaderia. Pero hay una lista larga de costos que no están en ningún informe, que nadie suma y que, todos los meses, se comen una porción significativa de la rentabilidad. Son los costos ocultos.

En este artículo vamos a desglosar los tres tipos de costos que toda empresa tiene, con foco especial en los que habitualmente no se miden. Si al terminar de leerlo descubre que hay costos que no estaba contemplando, eso solo ya justifica los 10 minutos de lectura.

Costos fijos: los que paga aunque no venda nada

Los costos fijos son aquellos que permanecen constantes independientemente del volumen de ventas. Si cierra el local por un mes, estos costos siguen corriendo. Los más comunes:

• Alquiler del local, oficina o deposito.
• Sueldos fijos del personal y cargas sociales asociadas (jubilación, obra social, ART, sindicato).
• Servicios basicos con componente fijo: electricidad (cargo fijo + consumo), gas natural, agua, internet y telefonia.
• Seguros: local comercial, mercaderia, responsabilidad civil, flota vehicular.
• Impuestos no transaccionales: ABL, tasa de seguridad e higiene, automotor si hay vehículos de la empresa.
• Honorarios contables y legales mensuales.
• Software de gestión, facturación electronica, correo electronico profesional.
• Cuotas de leasing, financiamiento o prestamos bancarios.
• Expensas, mantenimiento edilicio, limpieza.
• Amortización de equipos, maquinaria y mobiliario.

Un error frecuente es creer que los costos fijos son totalmente inmoviles. En realidad, pueden cambiar (el alquiler se actualiza, los sueldos suben con paritarias), pero no cambian en función de las ventas. Esa es la distinción clave.

Costos variables: los que suben y bajan con las ventas

Los costos variables son proporcionales al volumen de actividad. Cuánto más vende, más altos son. Si no vende, estos costos son cero (o casi cero). Incluyen:

• Costo de la mercaderia vendida o materia prima.
• Packaging, etiquetas y materiales de empaque.
• Fletes de compra a proveedores (costo de reposición).
• Comisiones de ventas al personal (cuando son porcentuales).
• Comisiones de medios de pago (tarjetas, billeteras, transferencias).
• Impuestos transaccionales: Ingresos Brutos, percepciones de IVA, tasa SIRCREB.
• Costos de envio al cliente (si la empresa lo absorbe).
• Consumo de insumos directos: energia de producción, tinta, papel, combustible de reparto.

El punto critico es que cada costo variable que no se contabiliza correctamente distorsiona la contribución marginal y, en consecuencia, todas las decisiones que se toman a partir de ella.

Los costos ocultos: lo que su PyME no esta midiendo

Aqui es donde la mayoria de las empresas pierde plata sin saberlo. Los costos ocultos no aparecen claramente en la facturación del proveedor ni en los recibos de sueldo. Son costos reales que impactan en la rentabilidad pero que nadie suma:

1. Comisiones de billeteras digitales

Mercado Pago cobra entre el 4,5% y el 6,49% por transacción, dependiendo del plan y el plazo de acreditación. A eso hay que sumarle el IVA sobre la comisión. Si una proporción significativa de sus ventas pasa por billeteras digitales, la comisión efectiva puede representar varios puntos porcentuales de su facturación total que desaparecen sin que nadie lo registre como costo.

2. Ingresos Brutos y percepciones

Ingresos Brutos varia entre el 3% y el 5,5% según la jurisdicción y la actividad. Pero además están las percepciones y retenciones que aplican bancos, billeteras y tarjetas de crédito (SIRCREB, percepciones de IVA). Aunque parte de eso se pueda computar como pago a cuenta, el impacto financiero es real: es plata que sale del flujo de caja y que no siempre se recupera en el plazo esperado.

3. Costos de logistica y envio

Si ofrece envio gratis, el costo del flete no desaparece: lo absorbe la empresa. Los costos de envio varian significativamente según la zona y el peso del paquete. Si vende productos de bajo valor unitario, el flete puede representar una porción importante del precio de venta. Ese es un costo variable que muchos negocios no computan.

4. Devoluciones y cambios

Una tasa de devolución del 5% en un e-commerce de indumentaria es normal. Pero cada devolución tiene costos: el flete de retorno, el tiempo del personal para procesarla, la depreciación del producto (que tal vez ya no se puede vender al mismo precio), y la comisión del medio de pago que ya se cobro y no siempre se reembolsa completa. Pocas empresas calculan el costo real de una devolución.

5. Mermas, roturas y perdida de inventario

En gastronomia, la merma habitual ronda entre el 3% y el 8% del costo de materia prima. En retail, la diferencia de inventario (por robo, deterioro o errores de registro) puede ser del 1% al 3% de la facturación anual. Son costos reales que no aparecen en ningún comprobante pero que impactan directamente en la rentabilidad.

6. Costo financiero del cobro diferido

Si vende con tarjeta de crédito en 3 cuotas y cobra a los 18 dias habiles, tiene un desfase financiero. Durante ese periodo, necesita capital de trabajo para cubrir sus costos. Si recurre a adelanto de fondos o descuento de cupones, el costo financiero puede ser del 5% al 10% mensual. Ese es un costo oculto que le baja la contribución marginal sin que lo vea en el estado de resultados convencional.

7. Costos de terminales de pago

Las terminales de tarjeta y los lectores de QR tienen comisiones por transacción, costos mensuales de mantenimiento y, en algunos casos, cargos por el tipo de plan. Si tiene una terminal Lapos, Clover o similar, revise los costos ocultos: comisiones diferenciadas por tarjeta de débito vs. crédito, recargos por cuotas, costos de la bobina de papel termico. Todo suma.

8. Mantenimiento y reparaciones no planificadas

El horno de un restaurante que se rompe, la impresora de un local que deja de funcionar, el aire acondicionado que necesita carga. Estos costos no son fijos (no ocurren todos los meses) ni estrictamente variables (no dependen de las ventas). Son costos irregulares que, cuando se promedian en el año, representan un porcentaje significativo que nadie presupuesta.

9. Tiempo improductivo del personal

Si tiene empleados que dedican el 30% de su jornada a tareas administrativas que podrian automatizarse (cargar facturas a mano, responder consultas repetitivas, actualizar planillas), esa es una ineficiencia con costo real. No es un costo oculto por error: es un costo oculto por falta de medición. El sueldo se paga completo, pero la productividad real es menor.

Como dejar de perder plata en costos que no ve?

El primer paso es listar todos los costos, sin excepción. No solo los que aparecen en las facturas, sino todos los que describimos en este artículo. El segundo paso es clasificarlos correctamente en fijos, variables y mixtos. El tercer paso es incorporarlos al cálculo de la contribución marginal y el punto de equilibrio.

Ese es exactamente el trabajo que hacemos en el diagnostico financiero de Otaviani. Relevamos su estructura de costos completa, identificamos los costos que no se están midiendo y armamos un panel de control financiero donde todos esos números se actualizan en tiempo real.

No se trata de gastar menos por gastar menos. Se trata de saber exactamente cuánto le cuesta operar su negocio para poder tomar decisiones con datos, no con intuición.